煩わしい3社間以上での日程調整を解決![eeasy]

ビジネスでの日程調整、意外に手間取りませんか?

まずは自分のスケジュールを確認し空いている時間をリストアップ。
そして候補日を提出し返答してもらう、という手順で日程調節をされている方が多いのではないでしょうか。

相手の返信を待つ必要もあり、何往復もやりとりすることで多くの時間を取られてしまったり…
そして同席者が増えれば増えるほど作業コストも増加します。

日程調節の無駄な時間を削減し、他のことに回せる時間を捻出したい…!!
そんな時に役立つのが日程調節ツールの「eeasy」です。

eeasyのアイコン
クリックするとeeasyのサイトに飛びます

eeasyって??

eeasyは、Googleカレンダー・Outlook予定表と連携することで、空き日程を自動判定し、ビジネス上の日程調整を自動化・半自動化するサービスです。

〜活用例〜
・営業でのアポ調整
・人材採用における面接調整
・3社間以上での日程調整
 

調整はURLを相手に送るだけ!

基本的な流れは
予定に合わせて調整機能でURLを発行

URLをメール、slack、chat workなどで送信

あとは返事を待つだけ!

調整を受けた相手は送られてきたURLにアクセスし、都合の良い日程を選択します。※相手はeeasyユーザーでなくても大丈夫

3社間以上、複数人との日程調節でもURLを送るだけでOK!何往復も連絡する必要がないので大幅な時間短縮になります。
もしみんなの都合が合わない場合も、再調整の依頼をしてもらえるので安心です!

再調整の依頼画面

 

決まった予定は自動でカレンダーに入力されます。記入漏れがないのでダブルブッキングすることもなく、複数の調整も同時並行できます。

カレンダーに自動挿入された画像

 

そしてeeasyには「予約受付ページ」「カスタム調整」の2つの調整機能があります。この2つのどちらかでURLを発行します。
どちらとも相手に表示される候補日程は設定した条件にマッチした空き日程だけです。

予約受付ページ
・ちょっとしたミーティング用
・面接用
・ZOOM会議用
など、お決まりの日程調整パターンを常に同じURLを送るだけで調整できる機能です。

カスタム調整
・今回だけ土日も候補に
・今回だけ上司にも同席してもらう
・空き日程の一部だけ
などイレギュラーな日程調整の時に1回限りのURLを発行し調節する機能です。

 

Zoom・Google Meet・Teams と連携可能!

コロナ禍で増えたリモート会議の日程調整にも活用することができます。
日程調整が完了するとZoom側のスケジュールにも登録され、Web会議用Zoom-URLの発行までしてくれます。
Zoomを使う方はメニューにある「シーン設定」の「電話/Web会議」の特別設定の部分からZoomを有効化し、選択しておきましょう。

シーン設定

zoom有効化画面

 

様々なことが自動化・自動調整できる

他にもeeasyでは
・面接場所・面接方法の調整  … 例:本社面接 or Web面接
・会議室の確保
・面接官の割り振り
・調整後の追加連絡  … 例:履歴書の送付依頼、アンケートのお願い
・キャンセル・リスケの調整
・前後の移動時間も自動考慮

なども自動化したり調整することが可能になっています。

移動時間
eeasyでは移動時間も考慮し自動調整することができるので、自分で計算する手間も省けます。

 

まとめ

今回は日程調整ツール「eeasy」についてお話してきました。
意外に時間を取られてしまう、仕事での日程調整。
このような時間を削減し、他のことに時間を回したい!という方はぜひ試してみてはいかがでしょうか?

百聞は一見に如かず!?動画で社員教育を効率化しよう![YouTube]

「このツールの使い方、この間も別の子に教えたな・・・。」(←指導者の心の声)

チームや部署内において後輩や新人への指導はつきもですが、人数が増えれば増えるほど、質問の数も増えていきます。

「これこの間も説明したんだけど」
「さっきも別の子に説明したな」
「説明してたら、すぐに1時間経っちゃった」
「これ来年も同じこと繰り返すのか・・・(ため息)」

ただでさえ忙しいビジネスマンの皆さん。ツールの説明に時間を取られてイライラしていませんか?でも、それが理由で社内の人間関係がギスギスするのは良くありませんよね。

そこでご提案するのは皆さんよくご存知の「YouTube」!YouTubeにツールなどの操作方法を録画した動画をアップして、後輩指導の為のマニュアルを作ってみてはいかがでしょうか?

youtubeロゴ
画像クリックでyoutubeのページにジャンプします。

「社内のYouTube見ておいて!」で片付く社員教育。リモートワークにもオススメ!

YouTubeを利用することで、得られるメリットは皆さんもう既に理解していらっしゃるのではないでしょうか。一度動画をアップしてしまえば、「いつでも」「どこでも」「何度でも」見放題な訳ですから、複数の後輩に何度も同じ事を教える必要がなくなるということですね。

教えてもらう後輩も「忙しそうなのに聞きずらい」「一度教えてもらったのに忘れてしまった」という気まずさが無くなります。

困ったらまずはYouTubeをチェックする!という習慣をつけることで、教える側も教えてもらう側もどちらの負担も軽減されるのではないでしょうか。

業種別オススメ録画方法

●製造業など工場で行う機械操作・・・スマホでの動画撮影がオススメ。
●PCやスマホでのツールやアプリ操作・・・画面録画機能を利用するとわかりやすいですよ!

↓画面録画機能ではこの様な動画が撮れます。画像縮小ソフトの使用風景を画面録画機能で説明しています。

YouTubeでのマニュアル作成、ここだけは押さえておきたい2つのこと。

YouTubeに動画をアップロードする事自体は難しいことではありません!マニュアル用に社内で共有出来るGmailアカウントがあれば準備OK。

そこで動画をアップロードする際の基本的なポイントを2つ程下記に紹介してみました。YouTubeを使用するのが初めての方はぜひご一読ください!

アップロードの仕方はなすすべの過去記事を参考にしてみてくださいね!
↓↓↓↓↓
YouTubeって簡単!

【その1】再生リストの作成

マニュアル動画も数が増えていくほど探している動画を見つけにくくなります。そこで「再生リスト」を利用し、ツールの種類や業務内容によってジャンル分けを行いましょう。見たい動画にすぐに辿り着けることで効率化を図れますね!

1.まずは管理画面へ

ご自身のYouTubeのTOPページから、[アイコン] もしくは [チャンネルをカスタマイズ]をクリックし、管理画面へ。
YouTube再生リスト1

2.再生リストの登録

サイドメニューの再生リストをクリックし、右上の新しい再生リストをクリック。
YouTube再生リスト2

再生リストのタイトル入力と公開設定を行い再生リストを作成します。
YouTube再生リスト3

3.再生リストの選択

再生リストの選択は、「動画をアップロードする時」でも「動画をアップロードした後」どちらでも行えます。

アップロードした後の動画の場合は、左のサイドメニュ>コンテンツから任意の動画をクリック。編集画面に飛ぶので、そこで再生リストを選択することが出来ますよ。
YouTube再生リスト4

↓編集画面
YouTube再生リスト5

【その2】「限定公開」機能で社外秘を守る

YouTubeのプライバシー設定は基本的には下記の3つから選択することが出来ます。

1.公開:全てのユーザーが視聴可能
2.限定公開:動画のURLを知っている人のみ視聴可能(YouTubeの検索結果にも表示されません)
3.非公開:動画の投稿者が許可したユーザーのみが視聴可能

社内マニュアルなどは基本的に一般公開されては困るものが多いのではないかと思います。基本的には「限定公開」か「非公開」のどちらかになるかと思いますが、どちらにするかは社内で検討する必要があるかもしれません。

公開設定も、再生リストと同じ様に「動画をアップロードする時」でも「動画をアップロードした後」どちらでも選択できます。方法も同じなので、「再生リストの選択」を参考に設定して見てくださいね!

まとめ

YouTubeといえば娯楽用という印象が強いかもしれませんが、アイディア次第で社内教育や業務効率化に役立てることが出来る可能性を秘めています。

また使用方法がシンプルで簡単なことや無料で誰でも使用できるツールなので導入しやすいというのもポイントが高いと思います。

テレワークなども重なり、今後の社内教育をスムーズに行いたい方はぜひ試して見てはいかがでしょうか?

チャットワークの[タスク機能]で報連相をもっと気軽に!

会社内や、大人数でプロジェクトを進めるときにこんなこと思ったことはありませんか?

・あの作業は〇〇さんが担当だったけ?
・頼んでおいた作業はできたかな?
・次の会議の資料送ったけど、みんな目を通してくれたかな?

でも、ひとつひとつ聞いて確認を取るのはなんだかな~。
報連相は大事だけど、人数も多くなればなるほど手間に思ってしまいがち。。

そんな報連相をもっと気軽にできるよう手助けをしてくれるのが、チャットワークの【タスク機能】です!

チャットワークのタスク機能って?

自分のタスク管理やチームでの業務の分担・進捗の管理や情報共有化ができるチャットワークの機能です。

画面右側の「タスクの追加」を選択

タスク内容、担当者、期限を選択して「タスクを追加」を押すとタスクが追加されます。

(タスクを追加するときの操作画面)

送られてきたメッセージをタスクに追加したり、資料が添付されたメッセージもタスクに追加することができます。

報連相をもっと気軽に!

タスクを依頼するにはタスク依頼を送るだけ。
タスクを依頼された側は作業が完了したら完了ボタンを押したらいいだけ!

依頼するのも完了したことを知らせるのもとても簡単ですね

資料添付したメッセージを送信してからタスク化を選択すると、添付ファイル付きのタスクを依頼することもできます。

大人数に資料を確認してもらいたいときもこの機能を使えば、一気に漏れなく周知できるうえに、だれが確認済みなのか一覧で把握することも可能になります。

同時に、記録が残るので言った聞いていないのやりとりもなくせそうですね

タスクを明確にして進捗管理を容易に!

大人数のプロジェクトでも「誰が」「いつまでに」「何をしなければいけないのか」を明確にできるのでタスク漏れを防げます。

タスクは、管理画面で一覧で確認できるので、誰がどのタスクを完了していて、誰がどのタスクが未完了なのか把握できます。

未完了のものがあればチャットでメッセージを送って作業進捗を聞くこともできますね

まとめ

普段チャットワークをビジネスコミュニケーションツールとして使っている方は多いのではないでしょうか?

チャットだけでなく【タスク機能】を使えば業務の分担・進捗管理を簡素化できるうえに普段の報連相をより気軽にすることができます。

プロジェクトを進めるときや、会社内の報連相の手段としてチャットワークの【タスク機能】を使ってみてはいかがでしょうか?

業務を効率化するスマートなWEB会議[ZOOM]

会議やMTGの為の移動時間や交通費、もったいないと思いませんか?

忙しいビジネスマンであれば、少しの時間も無駄にはしたく無いもの。「会議のための移動時間をもっと他の事に利用できれば・・・。」誰しも一度はそう思った事があるのでは無いでしょうか?もちろん移動にはコストも掛かりますし、遠方の場合は宿泊費がかかる場合もあるでしょう。

上記を解決する方法の一つとして、TV会議システムを導入した企業さんもいらっしゃるかもしれません。しかしながらTV会議システムは、専用機器の導入コストが非常に高い上、会議の相手も同じ端末を持っていないと成り立ちません。つまり、TV会議システムは「いつでもどこでも誰とでも会議を行える」訳では無いんです。

そこで、今回オススメするのがWEB会議ツールの「ZOOM」!

ZOOM
↑クリックでZOOMのオフィシャルサイトへ移動します。

「場所」からの解放。スマートなWEB会議を効率的に。

1.いつでも・どこでも・誰とでも

一般的にWEB会議ツールの良い所は、PCやスマホさえあればどんな場所からも使用できる所。わざわざ会議室や遠方の顧客の所へ出向くことなく会議やMTGが行えます。

2.高画質・高音質で安定的な通話

[ZOOM]の良いところは何と言っても高画質・高音質。データ通信量を低く抑えられた事で通話も安定しています。会議の相手や顧客にストレスを与える事なく、スムーズに会話を続ける事が出来るのは、最も大事な事ではないでしょうか。

3.通話相手にアカウント登録の必要無し

通常こういったツールは、通話相手も同じツールのアカウント登録を行わなければいけません。初めて通話する相手など、意外とこういった初期設定に手間取り時間を使ってしまいがち。

しかしながら、[ZOOM]に関しては、相手にアカウントの作成を強制しません。開催者のみアカウントを持っていれば会議を行う事が出来るため、色々な作業や説明を効率化する事が出来ますね。これは自分にとっても顧客にとっても嬉しい機能の一つだと思います。個人的には、アカウント作成の省略は、導入を検討する上でかなりポイントが高い機能です。

4.他にも便利な機能が盛り沢山

通話録画機能スクリーン共有遠隔操作ブレークアウトルーム(大人数のMTGの際、一時的に少人数のグループに分かれて話し合いの場を持てる機能)など便利な機能がたくさんあり、会議やMTGだけでなく、レクチャーやセミナーなど様々な使い方が期待できますよ。

気になる価格は・・・?

もちろん無料で使用する事も可能。無料といえども、上記に述べた様な機能は十分に利用できるので、まずは無料版でお試し使用してみるのがオススメです。

★価格と機能についてはコチラ

もし自分が[ZOOM]を使用した会議の開催者だったら・・・

自分が会議の開催者である場合、会議の指定日時を事前にスケジューリングしておく事が出来るんです。

1.「ミーティングをスケジュールする」のページへ移動

ログイン後、上部のメニューから「ミーティングをスケジュールする」をクリック。
zoom使用説明1

*アプリをDLしている場合、下記の「スケジュール」ボタンからも予約できます。
zoomアプリ画面

2.会議のテーマや日程などを入力。

赤枠の項目を入力し、保存します。(それ以外の部分は必要に応じてご入力ください。)
zoom使用説明2

3.会議の詳細を参加者にメールでお知らせ。

先ほど入力した項目の確認画面に移動します。この画面から参加者に会議の招待状をコピーできます。

コピーした招待状は、参加者にメールなどで事前にお知らせしておきます。参加者は、当日の開催時間にメールに記載されたURLをクリックすればWEB会議に接続できます。
zoom使用説明3

4.会議当日、WEB会議へ接続。

zoomにログインし、ミーティング > 開催予定のMTG(今回は”既存商品のリブランディングについて”) > 開始 をクリックし、WEB会議に接続完了!
zoom使用説明4

まとめ

WEB会議ツールの導入を検討している方も、すでに別のWEB会議ツールを使用している方も、[ZOOM]の機能はいかがでしたでしょうか?すでに他のツールを使用している方ほど、使ってみたくなったのでは無いでしょうか?

[ZOOM]の様なWEB会議ツールを上手に使用する事で、近年どこの企業さんでも取り組んでいるであろう「効率化」に「コスト削減」のどちらの効果も期待できると思います。

また、見込み客の囲い込みにあまりコストをかけられない場合にも、顔を見ながら対話のできる[ZOOM]なら一役買ってくれるかもしれません!まずは無料プランから初めてみてはいかがでしょうか?

[iPhone・スマホ]音声入力で文字おこしにサヨナラ!

ボイスメモに録り溜めたアイディア。そういえば結局使ってないなぁ・・・。

散歩中や外出中に閃いたアイディアをいつでもどこでも気軽に録り溜めておけるのがボイスメモの良いところ。

しかしながら、そういった録音データを活用するための「文字おこし」には、結構な手間がかかります。「文字おこし」をしないまま放っておくと、どのファイルの何分頃に今必要なアイディアが眠っているのかを思い出すのも一苦労です。

また、録音した「音」は目に入らないので、結局スマホの片隅に忘れ去られてしまうことも・・・。

そこで今回、スマホの「音声入力機能」を利用して、アイディアストックにかかるこれらの負担を軽くしてみてはいかがでしょうか?

「文字起こし」からの脱却

iPhoneやスマホに最初から搭載されている「音声入力機能」(ラインやメモなどの文字入力を行う際に、キーボードに表示されているマイクのアイコン)。

この機能を利用すると、話した文章が、自動でテキストへ変換されていきます。

音声入力機能

タップすると、キーボードが波打つ様な画面に切替ります。
この状態で話を始めて下さい。

音声入力機能

音声入力で作成された文書は、文字起こしなどせずに、すぐにコピーアンドペーストで使用できるのでとっても便利!

GoogleドキュメントやEvernoteとの併用

スマホに搭載されているメモ機能だけでなく、GoogleドキュメントやEvernoteなどでもこの機能を利用することが可能です。
社内やチーム内での情報共有を行いたい場合もスムーズに行えますね。
GoogleDociconEvernoteicon

↑クリックで各サービスのページへジャンプします。

メリット

  • 文字おこしをする手間が減るので、効率化が測れる
  • 音声ファイルよりもテキストファイルの方が必要な過去のデータを探しやすい
  • GoogleドキュメントやEvernoteなどのツールで使用できるので、様々なデバイスで共有がスムーズ

! 注意点 !

音声入力機能は、長時間の会議などには向きません。一定時間が経過すると、音声入力画面が自動で終了します。その都度マイクボタンを押して音声入力を行なってください。

まとめ

iPhoneやスマホに搭載されている機能なので、導入障壁も低く、気軽な気持ちで取り入れることができそうですね。
今までボイスメモを使用していたけれど、結局上手く活用できなかった方には是非試してほしい機能だと思います。

あなたの素晴らしいアイディアが忘れ去られてしまわないためにも是非「音声入力」を利用してみてはいかがでしょうか?

突然、自社のサービス名が使用禁止に!?リスク回避に[Cotobox]

「そのネーミング、今日から使用禁止です!」

あなたが手がける会社の想いや期待を背負った新サービス。ようやく認知されてきた今日この頃。
そんな時、あなたの会社にある1本の電話が・・・。

A社「あなたの会社のサービス名は、弊社で商標登録を行いました。よって、今後そのサービス名は使用しないでください。」

・・・そんなことになったら、今までの努力が水の泡!
他社のために今までコツコツとネーミングの認知度を向上していたようなものです!

オンラインで商標登録が可能!Cotobox

Cotobox-logo
↑ クリックで[Cotobox]のサイトへジャンプします。

今までの、商標登録といえば、「特許庁が指定する難しい書類作成」に加え、「郵便局での印紙購入」に「書留での郵送」といった手順を踏まなければなりませんでした。しかし、Cotoboxは、オンラインで簡単に商標登録を行える為、郵便局の開いていない夕方以降も自宅や会社から商標登録の出願が行えます。

アカウント作成後、Cotoboxのサイト内にて商標の情報を入力すると、情報を受け取った弁理士が代理で手続きを行ってくれます。

万が一、特許庁の審査が通らず拒絶理由通知が届いた場合も、Cotoboxでは弁理士が対応してくれるので、その分、他の仕事に集中できますね。(通常は自分で調べて対応しなければいけません。)

商標調査もCotoboxで

商標登録を行う前に、同じようなネーミングやロゴマークが無いかどうか事前に調べておきましょう。Cotoboxのサイト内にて簡単に検索する事が出来るので、後からロゴやネーミングの類似によるトラブルも防いでくれますよ。

cotobox 類似商標検索
↑「ネーミング」も「ロゴ」もここから簡単に検索できます。

Cotoboxの3つの良いトコ

●思い立ったらすぐにでも

自宅や会社のPCから出願できるため、今すぐにでも申請可能。難しい資料の作成も必要ありません。

●コスト削減

相場費用の約4分の1の料金で商標登録を行う事ができます。また、クレジット決済が可能なのも嬉しいですね。

●更新期限が近づくとお知らせ

登録した商標の更新期限が近づくと、Cotoboxからお知らせが届くので、安心してあなたの大事な商標の管理を任せられます。

まとめ

なんだか敷居の高かった商標登録が、身近な存在になった様な気がしませんか?
商標登録を行うことは、もちろん義務ではありませんが、安心してビジネスを行うためには決して無駄なことではありません。
社名やサービス名を不正に使用されない為にも、この機会に利用を考えてみても良いかもしれません。

外回りの味方になる[Uber Taxi]活用法

顧客の会社へ訪問や営業のため外回りをする時に公共交通機関を使う事が多くあると思いますが、自由度や利便性が高いタクシーを利用することはありませんか?

数年前から海外で話題になっているUber(ウーバー)は、2009年3月にアメリカの会社が立ち上げた配車サービスです。

日本でも東京や大阪、福岡などで少しづつ利用できる様になっていましたが、ついに、2019年4月8日より広島でも利用開始しました!

タクシーへ乗る時、
手間取ることはありませんか?

海外では、利用料金の安さが評判のUberですが、日本の場合は安さより利便性が注目されている様です。

例えば・・

複数訪問先へ行く場合に駅以外の場所でタクシーを拾うのが一苦労・・。アポの時間に間に合う様に行きたいのに、なかなかタクシーが捕まらなかった・・。

訪問先が普段あまり行かない場所で、土地勘が無く行き先を説明するのに困った・・目的地のどの辺りで降ろしてもらうべきか迷った。

など・・仕事の本筋とは違う手間はなるべく無くしたいところですね。

Uberを使うとこんな手間が解消

  • タクシーを探す
  • 順番を待つ
  • 行き先を説明する
  • お金の受け渡し(キャッシュレス)

利用開始には、スマホアプリで利用登録をするだけ!

Uber Taxiの利用開始は簡単です。
スマホにアプリをインストールして利用登録を行うだけです。
設定する内容は以下

  • 名前等の個人情報の入力
  • 支払い方法の設定(必須)

以上2点です。画面に沿って登録を簡単に進める事ができます!

時間の見通し良く、タクシーに乗車できる

Uberアプリを利用してタクシーを手配すると

  • 乗車する時間と場所
  • 降りるおおよその時間と場所の決定
  • アプリの地図でルートをドライバーと共有
  • 目的地までのおおよその料金を事前に確認
  • アプリで設定した決済方法で清算。現金を財布から取り出す必要なし

アプリの設定をして、乗車するだけで目的地まで到着する事が実現。時間の見通しが立てやすくなり移動時間を有効に使う事ができます!

場合によっては、割引券を貰える時があり利用料金が安くなる可能性も・・?

ドライバーと利用者の間で
情報が共有できる安心感

広島の場合(2019年5月現在)は、タクシー会社と協業でサービスが展開されており品質にはある程度の安心感はありますが、手配するときにドライバーの評価を見る事ができます。サービスの品質維持にも繋がり気持ちよくタクシーを利用できることも期待できます。

また、広島以外でも利用できる地域があるので、
県外へ出張する場合にも活用するとより便利に使える期待感があります。外回りの移動手段の新しい方法を使って楽しく仕事をしましょう!

継続は力なり!NoteBookに書いて思考整理

忙しく働いているときは、自分のことで気持ちに余裕が持てず、仕事やプライベートがうまく行かないな。と思うことはありませんか?

そんな時は、自分自身を振り返る時間を持つと思考整理されていきます。

例えば・・

  • 自分の日々の行動を思い出す
  • よかった事や反省点について考える
  • 身の回りの問題は何が原因なのかを考える

これらを振り返る事で

  • 自分自身への理解が深まる!
  • 考えがポジティブになる!
  • 周りに目がいく様になる!

そんな時間を持てたらいいけど、具体的に何をしたらいいのか・・?

今さらですが、日記を書いてみよう!

日記を書くのは自分を振り返る良い方法と言えます。事実を文字に起こす事で気持ちや考えが整理され考えがポジティブになります。

忙しくて日記をつける時間なんて無い!と思うかもしれませんが、手軽に継続できるよう工夫し自分と向き合う時間を少しだけ作ってみませんか?

昔は、紙のノートへ
今は、スマホのNotebookへ

日記のいい点は、ブログの様に人目を気にする事なく思ったことを自由に書け、いつでも見返すことができるところです。

昔、夏休みの宿題で紙のノートに日記を書いたのはいい思い出ですが、今は、スマホで自分だけのノートを持つことができます。

スマホで使えるノートアプリNotebookを活用しよう!

Notebookは、柔軟にメモができるノートアプリです。
このアプリの特徴は、複数のノートが作成可能でそれぞれの表紙のカバーを自分の好きな画像にすることができます。

各ページ(カード)を色分けができ自分らしくカスタマイズできます!

スマホはもちろんパソコンでも同時に使う事ができるので、仕事の合間の休憩時間や、移動中にササっと思った事を書き残す事も!
この様なツールの力を借りて自分にとって書きやすい環境を作って行きましょう!

繰り返し継続して書くと自分を客観視できる

日記を継続していくと様々な発見があります。
定期的に似た悩みにぶつかっていたり、その時は落ち込んでいたことでも時間が経ってみると大したことでは無くなっていたり、こんなことを感じていたのかと感心したり・・繰り返し書いていくことで自分自身の変化に気づけ客観視することが出来ます。

気付いた時には自分にとって財産に?!

継続をするのは難しいことですが、日記を書くことで自分の周りで起こっている何気ないことから様々な気づき発見があります。

それらを通し自分自身を深く知るきっかけになり、自分を受け入れる事が期待できます!そして、周りにも目を向ける事ができる様になれば、周りから信用される人へなっていきます。

地道に書いていくと、気付いた時には自分にとって素晴らしい財産になっているはず?!まずは、Notebookをインストールして日記ライフを始めてみましょう!

プロジェクトメンバーでの情報管理を円滑に[Slack]

業務に関する大切なメールや資料。埋もれてしまっていませんか?

複数のプロジェクトの掛け持ちで大切なのは、情報の整理整頓。最初は把握できていた事柄も、それぞれのプロジェクトが進むにつれ、情報があっちこっちに散らかって、見落としが出てきたりすることってありませんか?

個人的には、過去のメールを探す時間が勿体無い!とよく感じるのですが、散々探したあげく、「もしかして、あの内容って電話で話したんだっけ・・・」なんて事も。(涙)

そんな無駄は「今すぐやめるべき!」ですよね。
そこでオススメしたいのが「Slack」なんです!

Slack ロゴ
公式ページへジャンプします。

情報の一括管理で、業務効率化!

Slackとは、チャット形式でチームメンバーとコミュニケーションを図れるツールです。(基本的には無料で使用できますが、制限あり。)

チャンネルと呼ばれるスレッドをプロジェクト毎に立て、業務に関する情報を一括管理!もちろん検索機能も利用できます。(但し、無料版では、検索できる過去のメッセージの上限が1万件)
これで行方不明のメールを探す時間の無駄が解消されました!

また、チャンネルは、メンバー登録者なら誰でも閲覧可能。業務の進捗を敢えて報告せずともリアルタイムで共有が可能となります。

「slack」の基礎知識

・「ワークスペース」と「チャンネル」

「ワークスペース」とは、複数の「チャンネル」が入る大きいハコのようなもの。通常、会社や部署といった、比較的大きな組織やグループで「ワークスペース」を作成し、プロジェクトや課といった「ワークスペース」より小さなグループで「チャンネル」を作成します。
slak ワークスペースとチャンネル

ー複数の「ワークスペース」への参加も可能

他部署との連携や外部との連携の際は、同じアカウントで他の「ワークスペース」へ参加できます。
ポイント:「ワークスペース」毎にサイドバーテーマを変更する事で、現在の「ワークスペース」がわかりやすくなり、メッセージの送信ミスなどを防ぐ事が出来ますよ。

・メンションと「いいね!」

特定の相手に読んでほしい場合は「@ユーザー名」でメッセージを送りましょう。また、返事をするまででもないけれど、内容は読みましたよ、という事を伝える場合、「リアクションボタンを押す」などのルールを決めておくと、情報共有の確認になるだけでなく、返事を打つ手間が省ける為、効率的。
slak メンションとリアクションボタン

・プライベートチャンネルとダイレクトメッセージ

メンバー全員に公開すべきでない議題は、限られたメンバーのみが閲覧できる「プライベートチャンネル」に変更ができます。また、特定の個人に向けて直接メッセージを送りたい場合は、「ダイレクトメッセージ」を送信することも可能です。「ダイレクトメッセージ」は、受信者しか閲覧する事が出来ません。
slack ダイレクトメッセージ

他にもこんな活用方法はいかがでしょう?

  • 日常の業務連絡をSlackで行い、一瞬でメンバー全員と情報共有
  • ミーティングの議事録をSlackでリアルタイム共有
  • 業界の動向を社内でシェアし、情報収拾のための無駄なミーティングの低減
  • 業務とは別の社内のコミュニケーションツールとして社員同士の仲を深める

・・・etc

まとめ

Slackは、業務上のやり取りだけでなく、社内でのコミュニケーションまで担えるとても便利なツールです。
シンプルなインターフェイスで使いやすく、アプリをダウンロードすれば、もちろんスマホでもタブレットでも使えます。

また、今回は触れませんでしたが、GoogleカレンダーやTrello(タスク管理ツール)、Dropboxとも連携し、より目的に応じた使い方にすることも可能です。

プロジェクト管理に不便さを感じたら、社内での連絡手段に限界を感じたら、Slackを利用して、スムーズな連携を行ってみてはいかがでしょうか?

低画質でも訴求力アップ![waifu2x]

粗い画像はユーザー離れの原因の一つです

ここ数年で、スマホカメラの機能が驚くほど向上し、カメラの知識がなくても誰でも気軽に高解像度の写真が撮影できるようになりました。
Web上で目にする写真のクオリティが高くなり、ユーザーの求める画質も上がってきています。

ブログやSNSへの投稿で、より物事を伝えやすくするには写真が必要不可欠ですが、粗い画像を使用すると、ページ自体が安っぽい印象になったり、見にくくなってユーザーにストレスを与えてしまいます。

そうは言っても、高画質な画像がなくて困ることもありますよね。
粗い画像で何とかするしかない…そんな時は「waifu2x」で画像を綺麗に拡大し、訴求力をアップしましょう!

AIによる自動補完で画像を美しく拡大

「waifu2x」は人工知能を使ってノイズやジャギーを抑え、画質を補正して拡大してくれるサービスです。アプリのダウンロードも必要なく、waifu2x にアクセスし、画像をアップロードするだけで利用できます。

画像を綺麗にするメリット

粗い画像を綺麗にして載せることで、そのまま載せるよりも次のようなメリットがあります!

  • 綺麗な写真の方がよりページの訴求力がアップ
  • ページが安っぽくなるのを防ぐことができる
  • 写真が見やすくなって、見る人にストレスを与えない

どれくらい綺麗になるの?

イラスト+文字

元の粗い画像
before
[waifu2x]で綺麗になった画像
after
一目瞭然!イラストや文字の周りがハッキリし、すごくキレイになりました!

動物の写真

元の粗い写真
before
[waifu2x]で綺麗になった写真
after
こちらも、ガタガタ感が減り、なめらかになりました。
 

人物の写真

元の粗い写真
before
[waifu2x]で綺麗になった写真
after
人物写真もなめらかになっています。

イラスト、文字、写真とどれも綺麗になっていますが、写真よりも色数の少ないイラストの方が、より綺麗になるようですね。

使い方は簡単。

waifu2x にアクセス

[waifu2x]の画面

①画像を選択します

②イラストか写真かを選びます

③ノイズ除去のレベルを選びます。
最高にすると逆に粗くなってしまう場合があるので、色々試して調整してください。

④画像を拡大したい場合は、チェックを入れます。

⑤「私はロボットではありません」にチェックを入れて「実行」

綺麗になったPNG画像がダウンロードできます!

※「waifu2x」は、不安定な時があり、エラーが出る時があります。エラーが出る時はしばらく時間を置いて利用してみてください。

まとめ

完璧にキレイに!とはいかないですが、「waifu2x」を使うと、粗い画像をキレイに拡大してくれます。
綺麗な画像を使うことで訴求力を高め、ページの価値を上げましょう!
画質の粗い写真しかなくてお困りの場合は、是非一度試してくださいね。

今日からFAXもスマホで送信[iPhytterFAX]

出先でのFAX。今すぐ送信出来たら便利なのに・・・。

ビジネスシーンにおいて、まだまだ出番の多いFAX。受信したFAXをメールで受け取ることも、FAXの機種によっては可能ですが、出先での送信に関しては諦めていた方も多いのではないでしょうか?

そんな時は、インターネット経由でFAXを送信することができるサービス[iPhytter FAX]を使用してみてはいかがでしょう?

iphytter_fax

Android / iPhone

スマホやタブレットにFAX機能を追加!

スマホやタブレットにiPhytter FAXアプリをインストールすることで、FAXの送受信を行えます。(FAX受信はFAX MEという有料オプションサービス(1番号に付き 5USドル/月)に申込むことで利用が可能となります。)

ファイル形式は

・pdf
・ExcelやWord等のOffice系ファイル(doc, docx, xls, xlsx)
・テキスト(txt)

が送信可能となっています。ただ、ファイルはpdfが推奨されていますので、可能な限りpdfを利用した方が無難かもしれませんね。

また、宛先などを書いた送付状も簡単に送ることが出来るので、大変便利です!

その他の特徴

  • FAXは一度に15枚まで送信可能。
  • 最大5カ所の宛先にFAXを送信出来ます。
  • 送信できるファイル容量は2MBまで。
  • 海外へも送信可能。

料金について

iPhytterFAXでのFAX送信は「有料」です!
はじめにPHYTTERポイントを購入することでFAXを送信することが出来るシステムとなっており、日本国内であれば一枚の送信に15ポイント(1pt=$0.01)が必要となるため、正直安くはありません・・・。
料金に関しては、今後の発展に期待したいところです。

【料金プラン】

プラン ポイント 金額
P-100 10,500 points $100
p-50 5,200 points $50
P-30 3,100 points $30
P-10 1,010 points $10
P-5 500 points $5

使用方法

0.[事前準備]

送信したいデータを予めiPhytter FAXに登録します。

1.アカウント作成

アプリをインストール後、アカウントを作成しログインします。

2.編集画面へ

画面下部左にある「FAX送信」をタップ。
操作説明2

3.送信設定

FAX送信に関する各種設定を行います。
操作説明3

[送信先]
・FAX番号:送信先の番号
・国番号設定:送信先の国を選択。

[送信ファイル]
・ファイル名:0.[事前準備]にて登録しておいたファイルを選択。
・ファイルの種類/ファイルサイズ:ファイルを選択すると自動で表示されます。

[送信結果報告E-MAILアドレス]
送信結果が送られてくるので、ご自身のメールアドレスを入力します。

[FAX送信票]
FAX送信票を作成する場合は、ボタンを選択し、「編集」をタップ。

3-2.FAX送信票の作成。

画面が切り替わり下記の画面が表示されます。
薄いグレーの文字を参考に、必要な箇所を埋めていきます。
編集が終わったら右上の「完了」をタップ。
操作説明3-2

4.送信

右上送信ボタンをタップし、完了です。

以上です。とても簡単にFAXを送信することが出来ました!
シンプルで使いやすいですね。

まとめ

いかがでしたでしょうか?料金に関しては少しお高めですが、緊急時に役立つツールではあると思います。使用方法もとても簡単なので機会があれば是非試してみてくださいね!

今からでも使うべき脳外記憶装置EVERNOTE

革新的なアイデアもヒントもインスピレーションも、日々の雑踏に埋もれていませんか?

EVERNOTEというアプリの名を耳(目)にしたことは、皆さん一度はあると思います。

星の数ほど生まれては消えていくWEBアプリ。そんな中、長期に渡り多くのヘビーユーザーから愛用され続けているEVERNOTE。日々の課題・問題・要望を解決すべく、あらゆる場面にヒントを求めていながらも、溢れかえるほどの情報がものすごいスピードで展開される昨今、革新的なアイデアもヒントもインスピレーションも、次々届く新情報に埋もれてしまいます。

興味関心を持ったことや、有益な情報をオンライン・オフライン問わず付箋していき、後に復習しながら、組み立てることができれば、いざという時の引き出しの数とスピードと展開に大きく役立てることができると思いませんか?

EVERNOTE

写真も文章も音声もWEB情報もすべて記憶

個人的な使い方としては、仕事中に知識・技術的な問題をWEBで調べた際には、PCでクリップ(記事の登録作業)します。ただ、ブレイクスルー的な解決案などは、仕事時間外にヒントがあったり、閃いたりするものなので、そのタイミングで忘れないうちにスマホでクリップしていきます。

それは、街中での写真であったり、新聞記事や雑誌などであったり、文章・音声で記録したりと、本当に「いつでも」「どこでも」「どのようにでも」という感じです。

EVERNOTEのスマホ画面のダッシュボード
情報登録もアクセスも分かりやすいシンプルなダッシュボードのUI。

クリップした情報に辿り着くための機能が充実

EVERNOTEの優れている点は、クリップした情報の処理機能です。後から情報を探す時にあらゆる方法でスピーディーに探すことができます。

[ノートブック]

プロジェクトやチームことにクリップしていくノートを分けることができます。

[タグ]

クリップ時に情報にタグを付けることで情報をカテゴリー分けできます。ここでのポイントは、タグの種類を増やしすぎると、タグ自体を探すようになるので、極力使用するタグを絞ること。

EVERNOTEのタグ機能。
登録時にタグ付けした一覧。任意のタグをタップすると関連付けされた記事の一覧が表示される。

[地図]

クリップした場所が自動的に地図で登録されていますので、場所から情報を探したり、場所ごとに情報をまとめたりすることが可能です。工務店さんなどは、その現場現場での記録が勝手にまとめられているので、アイデア次第で色々活用できそうです。

EVERNOTE 地図機能
地図での情報セグメント。クリップした場所の位置情報が自動登録されている。

[キーワード]

余裕があれば自分が使用しそうなキーワードを盛り込んだ一文を盛り込んでおけばアプリ内での検索時に役立ちます。ちなみに、手書きの文字でも写真で撮っておけば、検索でヒットさせることができます

 

記憶装置で終わらない共有・展開機能

EVERNOTEが愛用され続ける理由の一つとして挙げられるのが、情報の共有・展開機能です。記事やノートブックの共有により、特定の情報をチームやお客さんと共有することで、意思の疎通や業務効率化を図れます。
またチャット機能もあるため、素早いやりとりとその履歴の保管ができるため、トラブル防止につながります。その他、リマインダー機能もあるので重要な情報にまつわるToDoやスケジュールなどを通知してくれます。

まとめ

機能も使い方もてんこ盛りのEVERNOTE。そのため導入に踏み込めていない人もいるかと思います。今回はまずは導入第一歩のための初歩的な機能・操作方法をご紹介してみました。機能をすべて使う必要なないので、まずはアカウントを作成し何か一つでもクリップしてみてください。きっと手放せなくなるはずです。

 

EVERNOTE公式サイト:https://evernote.com/intl/jp/

 

文/赤松

ブルーライト対策で作業効率UPのf.lux

PCやスマホの見過ぎで眼精疲労や体調不良になっていませんか?

今や、どの業種の方もPCやスマホ作業に多くの時間を取られていますよね。ですが、高画質になるにつれ光の強さを増す液晶画面に、目の疲れや痛み、またそこからくる体調不良などに悩まされていませんか?それらを改善することで作業効率をアップしましょう。

自身でもブルーライトをカットするために、メガネや画面フィルムなどあらゆるものを試しましたが、どれもあまり効果なく困っていました。そんな中ふと試してみたブルーライトをカットできるフリーソフト「f.lux」。(スマホ・タブレットはアプリ版があります。)

f.luxがあれば万事解決。

f.luxはインストールして簡単な設定をするだけでブルーライトをカットできます。設定度合いによっては画面色はオレンジっぽくなりますが、これを使うだけで他のツールはもう不要。目の痛みや体調不良からは解放されました。

f.luxのダウンロードとインストール

PCの場合、下記URLから画像内赤丸の「DOWNLOAD」をクリックしてください。(スマホ・タブレットはアプリ検索で「f.lux」と入力。)あとは通常ソフト・アプリどおりにインストール。

↓ f.lux(フリーソフト)
https://justgetflux.com/

f.luxのインストール

自分にあった設定が可能。

設定画面は英語ですが、設定は至ってシンプルです。以下に習って自分に合った設定をしてみてください。

f.lux 設定

  1. 任意ですが、ここでは「Custom colors」を選択。
  2. 時間帯ごとに明るさをスライダーで好みの明るさに設定。
    • Daytime(昼間)
    • Sunset(日没)
    • Bedtime(就寝時)
  3. 起床時間を設定。
  4. 自分の滞在場所を設定。
  5. ログイン時に起動する場合はここにチェック。
  6. 「Done」で設定完了

大幅な作業効率化に。

体調不良やそれによる気力低下は業務に大きな悪影響をもたらします。仕事柄PC(スマホ)をよく使われる方にとって、目の疲れから解放されることで大幅な作業効率化につながります

とくに目の疲れを感じていなくても、「なんか体調悪いな〜」と感じている人は、目の疲れが間接的に他の箇所に現れている可能性もありますので、ぜひ使ってみてください。

文 / 赤松