業務に関する大切なメールや資料。埋もれてしまっていませんか？
複数のプロジェクトの掛け持ちで大切なのは、情報の整理整頓。最初は把握できていた事柄も、それぞれのプロジェクトが進むにつれ、情報があっちこっちに散らかって、見落としが出てきたりすることってありませんか？
個人的には、過去のメールを探す時間が勿体無い！とよく感じるのですが、散々探したあげく、「もしかして、あの内容って電話で話したんだっけ・・・」なんて事も。(涙)
そんな無駄は「今すぐやめるべき！」ですよね。
そこでオススメしたいのが「Slack」なんです！
情報の一括管理で、業務効率化！
Slackとは、チャット形式でチームメンバーとコミュニケーションを図れるツールです。(基本的には無料で使用できますが、制限あり。)
チャンネルと呼ばれるスレッドをプロジェクト毎に立て、業務に関する情報を一括管理！もちろん検索機能も利用できます。(但し、無料版では、検索できる過去のメッセージの上限が1万件)
これで行方不明のメールを探す時間の無駄が解消されました！
また、チャンネルは、メンバー登録者なら誰でも閲覧可能。業務の進捗を敢えて報告せずともリアルタイムで共有が可能となります。
「slack」の基礎知識
・「ワークスペース」と「チャンネル」
「ワークスペース」とは、複数の「チャンネル」が入る大きいハコのようなもの。通常、会社や部署といった、比較的大きな組織やグループで「ワークスペース」を作成し、プロジェクトや課といった「ワークスペース」より小さなグループで「チャンネル」を作成します。
ー複数の「ワークスペース」への参加も可能
他部署との連携や外部との連携の際は、同じアカウントで他の「ワークスペース」へ参加できます。
ポイント：「ワークスペース」毎にサイドバーテーマを変更する事で、現在の「ワークスペース」がわかりやすくなり、メッセージの送信ミスなどを防ぐ事が出来ますよ。
・メンションと「いいね！」
特定の相手に読んでほしい場合は「@ユーザー名」でメッセージを送りましょう。また、返事をするまででもないけれど、内容は読みましたよ、という事を伝える場合、「リアクションボタンを押す」などのルールを決めておくと、情報共有の確認になるだけでなく、返事を打つ手間が省ける為、効率的。
・プライベートチャンネルとダイレクトメッセージ
メンバー全員に公開すべきでない議題は、限られたメンバーのみが閲覧できる「プライベートチャンネル」に変更ができます。また、特定の個人に向けて直接メッセージを送りたい場合は、「ダイレクトメッセージ」を送信することも可能です。「ダイレクトメッセージ」は、受信者しか閲覧する事が出来ません。
他にもこんな活用方法はいかがでしょう？
- 日常の業務連絡をSlackで行い、一瞬でメンバー全員と情報共有
- ミーティングの議事録をSlackでリアルタイム共有
- 業界の動向を社内でシェアし、情報収拾のための無駄なミーティングの低減
- 業務とは別の社内のコミュニケーションツールとして社員同士の仲を深める
・・・etc
まとめ
Slackは、業務上のやり取りだけでなく、社内でのコミュニケーションまで担えるとても便利なツールです。
シンプルなインターフェイスで使いやすく、アプリをダウンロードすれば、もちろんスマホでもタブレットでも使えます。
また、今回は触れませんでしたが、GoogleカレンダーやTrello(タスク管理ツール)、Dropboxとも連携し、より目的に応じた使い方にすることも可能です。
プロジェクト管理に不便さを感じたら、社内での連絡手段に限界を感じたら、Slackを利用して、スムーズな連携を行ってみてはいかがでしょうか？