ぶ厚くなった名刺ファイルとその管理、つい後回しになっていませんか？
名刺管理、面倒ですよね。「増えていく名刺ファイルをデータ化するには時間もお金もかかるしなあ。」と諦めていませんか？現在、名刺管理はとっても便利に進化しています！しかも、無料もしくは安価な料金で名刺をデータ化・管理する事ができるんです！
写真を撮るだけ！あとはおまかせ！
「eight(エイト)」を使用する事で、名刺管理に追われる時間と名刺ファイルをスリム化する事が出来るんです。基本的には名刺をスマホやタブレットで写真に撮るだけ！後は運営会社の方で手入力してくれるので、データ化されるのを待っているだけで良いんです！空いた時間に一つ仕事をかたずけられるかもしれません！
「eight(エイト)」の基本情報
・「eight」とは名刺管理アプリです。クラウド対応でスマホやタブレットだけでなく、PCから管理することも可能です。
・基本的に無料(有料版:月額400円)
ー無料版は会社名、名前、メールアドレス、電話番号の4項目のみ
ー有料版は全項目入力対象
・OCR機能では無く、オペレーターが手入力するためデータの正確性が高い
＊以前は名刺を登録した相手に自動的にメールが届いていたようですが、現在この仕様は選択式になっている様です。詳しくはhttp://contents.8card.net/blog/2014/140106.htmlをご覧ください。
「eight」の利用で得られる5つのメリット
1.整理・管理にかける手間を省く事で、時短・効率化UP
「eight」には「ラベル」と呼ばれる機能がついています。「ラベル」機能を使用すれば、会社名や所属部署などで、名刺をグループ分けし、管理する事が出来ます。
「今すぐに必要なあの人の名刺」をボタン一つでスムーズに見つけ出す事が出来るんです。
2.更新作業をしなくても、常に最新の情報を得る事が出来る
サラリーマンには付き物の所属部署や役職の変更。相手も「eight」を使用していれば、相手のデータ変更に伴い、自分のアプリ内にある相手の名刺情報が自動で更新されます。
3.「いつでも」「どこでも」を可能に
全ての名刺を持ち歩くわけにはいきませんが、「eight」ならそれを可能にします。外出先から全ての名刺情報を参照できるのはもちろんですが、名刺の新規登録もスマホのカメラで撮影するだけ。空いた時間を有効活用できますね。
4.エイトで新たなつながりを
「eight」は、名刺管理を超え、SNSの機能も備えています。
「フィード機能」はFacebookの様に自分自身のプロフィールの公開やタイムラインで自分の近況をアップする事ができます。また、閲覧者がコメントする事も可能ですし、「メッセージ機能」を利用する事で、「Line」の様に特定の人に直接コンタクトを取る事も可能です。
これらの機能を活用する事で、自社の商品をアピールしたり、また、相手のビジネスについても知るきっかけとなりますね。
プライベートは「Line」・ビジネスは「eight」と使い分けても良いかもしれませんね。
5.住所録を作る手間が省ける
エイトは管理しているデータをCSVでエクスポートする事が可能です。(有料版のみ)この機能を利用すれば、セミナーの案内や年賀状作成時など、わざわざ名刺ファイルを開く手間が省けますね。
でも、ちょっと気になるセキュリティ・・・
個人情報の流出など、やはり仕事で使用するならセキュリティの問題は気になるところ。「eight」のHP上記載されていることを簡単に書いてみたいと思います。
(Pマーク(プライバシーマーク)とは、事業者が「個人情報」を「基準」に沿って適切に取り扱っているかを評価し、適正と判断した事業者を認定する制度です。)
・「eight」における通信はすべて暗号化され、データを保管しているデータセンターもセキュリティ審査機関から認定されているデータセンターを利用。
・オペレーターの入力も個人が特定されないような体制で行われるよう管理されている。
と、あります。
しかしながら、以前も某有名企業のデータ流用などがニュースで話題となっていました。不安な方は使用は控えた方が良いかもしれませんね。
まとめ
名刺をクラウド上で管理する事で、得られるメリットは多そうですが、現状ではやはり名刺=紙媒体が一般的です。また、セキュリティ上の心配で、二の足を踏まれる方も当然いらっしゃると思います。しかし急速にデジタル化の進む昨今。名刺もpaperlessの時代がすぐそこまで来ているかもしれませんね。
文/ みかみ(staff)