どんな人でも、「締切」や「やらなければいけないこと」を忘れてしまうこと、ありますよね。
他の仕事に追われて後回しになってしまったり、業務に追われ思考が整理できず、スケジュール管理がうまく行えなかったり・・・
溜まった仕事はさらにストレスを加速させます。ましてやパニック状態になってしまうと思考が停止してしまい、さらに仕事がはかどらない・・・
日頃からタスク管理の習慣をつけることで、そういったストレスを緩和することが可能になります。
そこでお勧めするのが「Todoist」
Todoリストづくりに、もう時間をかけたくない!
「Todoist」とは、windows,Mac,Android,iPhone・・・などあらゆるデバイスで使用出来るタスク管理ツールです。
直感的な操作が行えるため、使いやすくて、管理もしやすい。おまけに動きも速いので、「Todoリスト」づくりに何時間もかけるような本末転倒を防いでくれるのです。
また、Googleアカウントで使用できますので、アカウントをお持ちの方は便利ですね。
基本的な機能はこの3つ。
1.プロジェクトやタスクを階層化して管理を行えます。
となります。
プロジェクトとタスクどちらも階層化でき、ボタンひとつで簡単に移動可能です。
2.プロジェクトを共有できます。
こちらも操作はいたって簡単。
2-1) タスクの右上にある人のアイコンをクリック。
2-2) 共有したい人のメールアドレスを記入し、「招待する」ボタンを押すだけ!
また共有した相手に、タスクを振り分けることもできるので、効率化を図ることができます。
3.毎日・毎週・毎月などの日課には、「繰り返し設定」も行えます。
(注:「リマインダー機能」は有料版のみ。「繰り返し設定」は無料版で利用できます。)
3-1) 例えば、毎月第3月曜日に定例ミーティングが行われたとします。
タスク名の右側に「スケジュール」という文字をクリックし、カレンダーを表示させます。
3-2) カレンダー下部の「毎日」「毎週」「毎月」のどれかを選択し、手入力で第3月曜日と入力します。
3-3) 次回定例ミーティングの日時が表示され、完了です。
定期的に行われるタスク入力の手間が省けました!
「Todoist」には、多くの機能が存在します。
また、もちろんスマホとの同期も可能ですので、いつでもどこでもタスク管理を行えます。
まずはこの3つから始めてみませんか?
あなたの限られた時間をすっきり整頓
「Todoist」でタスク管理を行うことによって、様々なメリットが得られます。
- 繰り返し設定やリマインダーの機能(有料)で仕事の漏れを無くす
- cloud化により、いつでもどこでもチェックできるので、タスク漏れに対して不安が消える
- 記憶の見える化、またはリスト化することで、思考が整理される
- 過去のリストを利用することで、次回のリスト作成に役立てることができる
- Googleカレンダーとの連携で、同時にスケジュール管理が行える
- 案件に対し、ゴールまでの見通しが立てやすく生産性が向上する
- 締切前に慌てることがなくなるので、ストレスが軽減される
- 業務に対し、達成感を得られる
まとめ
タスク管理は、一見面倒なことに思えますが、タスクの見える化によって、思考の整理を行うことができるので、
業務内容をさらにブラッシュアップ出来るかもしれませんし、余裕が出来ることで、今まで見えなかったことが見えるようになるかもしれません。
忙しい時こそ、タスク管理を行い、「締切」にも、「気持ち」にも余裕を持って仕事を片付けたいものですね。
文/ みかみ(staff)